Đăng Ký Tờ Khai Hải Quan: Quy Trình Chuẩn, Tránh Lỗi & Tối Ưu Thời Gian Thông Quan

Hướng dẫn đăng ký tờ khai hải quan đúng chuẩn: hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình thực hiện trên VNACCS/ECUS, phân luồng, lỗi thường gặp và giải pháp tối ưu từ PTN Logistics.

Đăng Ký Tờ Khai Hải Quan Là Gì? Vì Sao Quan Trọng?

Đăng ký tờ khai hải quan là bước khởi đầu bắt buộc để lô hàng xuất/nhập khẩu được thông quan hợp pháp. Tờ khai như “chứng minh thư” của lô hàng, chứa đầy đủ thông tin người gửi – người nhận, mô tả hàng hóa, trị giá, mã HS, xuất xứ…
Làm đúng ngay từ đầu giúp:

  • Rút ngắn thời gian thông quan, hạn chế phát sinh lưu bãi;
  • Xác định thuế – ưu đãi C/O chính xác, tránh phạt chậm nộp;
  • Nâng tỷ lệ phân luồng xanh, giữ lịch giao nhận đúng hẹn. 

Doanh nghiệp mới (SME) hoặc cá nhân xuất nhập khẩu càng cần nắm chuẩn quy trình để tránh sai sót tốn kém.

Thông tin bổ sung: Tuyến đường giao thông biển huyết mạch

Nguồn bài viết: https://ptnlogistics.com/tuyen-duong-giao-thong-bien-huyet-mach/

Cần Chuẩn Bị Gì Trước Khi Đăng Ký Tờ Khai?

1) Điều kiện pháp lý & công nghệ

  • Chữ ký số (USB Token): dùng ký điện tử khi truyền tờ khai.
  • Phần mềm khai báo: ECUS/Thái Sơn hoặc giải pháp tương thích VNACCS/VCIS.
  • Tài khoản VNACCS/VCIS (qua Cổng một cửa quốc gia): kích hoạt kết nối hệ thống.

2) Bộ chứng từ lô hàng (kiểm tra trùng khớp)

  • Commercial Invoice (CI), Packing List (PL), Bill of Lading (B/L);
  • Hợp đồng, C/O (nếu có ưu đãi), Giấy phép/kiểm tra chuyên ngành (nếu thuộc diện);
  • Thông tin Incoterms, mã HS dự kiến, trị giá tính thuế, điều kiện giao – nhận.

Tip: Rà soát mã HS và mô tả hàng theo chứng từ kỹ thuật (spec, MSDS, catalog) để tránh áp sai mã.

Quy Trình Đăng Ký Tờ Khai Trên VNACCS/ECUS (Từng Bước)

Bước 1: Khởi tạo tờ khai

  • Chọn mã loại hình phù hợp (ví dụ: A11 nhập kinh doanh, A12 xuất kinh doanh; E31 nhập nguyên liệu SXXK; E62 xuất SXXK; E21/E52 gia công…).
  • Chọn mã Chi cục Hải quan mở tờ khai.

Bước 2: Nhập dữ liệu chứng từ

  • Từ CI/PL/B/L: mô tả hàng, số lượng, trọng lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng.
  • Khai mã HS, xuất xứ, mức thuế, phụ phí liên quan.

Bước 3: Kiểm tra – đối chiếu

  • So khớp thông tin giữa CI/PL/B/L, tổng trị giá & số dòng hàng.
  • Kiểm tra C/O (nếu có) đúng form, tiêu chí xuất xứ, mã HS.

Bước 4: Ký số & truyền tờ khai

  • Dùng USB Token ký điện tử → gửi lên hệ thống VNACCS/VCIS.

Bước 5: Nhận kết quả phân luồng

  • Luồng xanh: nộp thuế/lệ phí (nếu có) → có thể làm mã vạch PUS1 & giải phóng hàng.
  • Luồng vàng: nộp hồ sơ giấy/bản scan theo yêu cầu → chờ HQ duyệt.
  • Luồng đỏ: chuẩn bị kiểm hóa thực tế (máy soi/khui kiểm thủ công) + hồ sơ.

Bước 6: Hoàn tất nghĩa vụ thuế & chứng từ

  • Nộp thuế điện tử 24/7 (khuyến nghị) để hệ thống ghi nhận nhanh.
  • Lấy mã vạch hải quan và phối hợp D/O với hãng vận chuyển/cảng.

Bước 7: Lưu hồ sơ & hậu kiểm

  • Lưu trữ hồ sơ đúng thời hạn; sẵn sàng cung cấp khi hậu kiểm/kiểm tra sau thông quan.

Phân Loại Tờ Khai Theo Mục Đích Sử Dụng

Nhóm kinh doanh thương mại

  • A11: Nhập kinh doanh tiêu dùng
  • A12: Xuất kinh doanh tiêu dùng

Nhóm sản xuất – xuất khẩu (SXXK)

  • E31: Nhập nguyên liệu để SXXK
  • E62: Xuất sản phẩm SXXK (quyết toán định kỳ, quản lý định mức)

Nhóm gia công

  • E21: Nhập nguyên liệu gia công
  • E52: Xuất thành phẩm gia công (đòi hỏi hợp đồng, định mức, quyết toán)

Chọn đúng loại hình ngay từ đầu để tránh: sai thuế, chậm thông quan, rủi ro xử phạt.

Lỗi Thường Gặp Khi Đăng Ký Tờ Khai (Và Cách Tránh)

  • Áp sai mã HS / mô tả không khớp → tham chiếu danh mục, đối chiếu spec, xin ý kiến chuyên gia trước khi truyền.
  • Sai trị giá tính thuế/Incoterms → kiểm tra điều kiện giao hàng (FOB/CIF/DDP…), phụ phí vận chuyển – bảo hiểm.
  • C/O lỗi (form, tiêu chí, sai HS) → rà soát trước khi truyền; nếu cần, xin cấp lại/sửa đổi.
  • Sai mã loại hình/chi cục → kiểm checklist trước khi ký số.
  • Thiếu/nhầm chứng từ chuyên ngành → tra cứu phạm vi quản lý chuyên ngành (ATTP, kiểm dịch, chất lượng…).
  • Khai số lượng/đơn vị tính lệch PL → so khớp CI–PL–B/L; thống nhất đơn vị (kg, pcs, set…).
  • Truyền tờ khai sát giờ cắt máng → chủ động thời gian, chừa biên an toàn cho xử lý phát sinh.

Checklist 10 điểm trước khi truyền

1) Loại hình & chi cục; 
2) HS & mô tả; 
3) Xuất xứ; 
4) Trị giá & Incoterms;
5) Thuế suất & ưu đãi C/O; 
6) CI/PL/B/L khớp; 
7) Giấy phép/kiểm tra chuyên ngành;
8) Trọng lượng – đơn vị tính; 
9) Token – kết nối VNACCS hoạt động; 
10) Lịch tàu – thời hạn lấy hàng.

Khi Nào Nên Thuê Dịch Vụ Khai Báo Hải Quan?

  • Mặt hàng phức tạp/đa dòng HS, cần ưu đãi C/O;
  • Lô hàng gấp, sát lịch tàu, không dư thời gian xử lý phát sinh;
  • Loại hình SXXK/Gia công có yêu cầu quyết toán – định mức;
  • Doanh nghiệp mới, thiếu nhân sự khai báo chuyên sâu.

Thuê đại lý hải quan giúp giảm lỗi, tăng tỷ lệ luồng xanh, bảo đảm đúng tiến độ.

PTN Logistics Hỗ Trợ Bạn Như Thế Nào?

  • Tư vấn loại hình – mã HS – thuế chính xác, tận dụng ưu đãi C/O.
  • Chuẩn hóa chứng từ (CI/PL/B/L, phép/chuyên ngành), tối ưu quy trình VNACCS/VCIS.
  • Truyền tờ khai – theo dõi phân luồng 24/7, xử lý nhanh vàng/đỏ (hồ sơ, kiểm hóa).
  • Kết nối cảng/đơn vị vận tải – ICD – depot, đồng bộ D/O – mã vạch PUS1.
  • Báo cáo – hậu kiểm, lưu trữ hồ sơ đúng chuẩn, giảm rủi ro sau thông quan.

Cần thông quan nhanh, hạn chế chi phí lưu bãi? Liên hệ PTN Logistics để được khảo sát hồ sơ và đề xuất lộ trình tối ưu.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

1. Đăng ký tờ khai mất bao lâu?
Phụ thuộc loại hình, số dòng HS, chuyên ngành & phân luồng. Chuẩn bị tốt tăng khả năng luồng xanh và rút ngắn thời gian.

2. Sai mã HS có thể sửa không?
Có thể AMA (sửa đổi/bổ sung) theo quy định. Tuy nhiên dễ phát sinh thời gian/chi phí → nên rà soát từ đầu.

3. Không có C/O thì có thông quan được không?
Được, nhưng không hưởng ưu đãi thuế theo FTA. Có thể nộp C/O bổ sung theo hạn nhất định (nếu hiệp định cho phép).

4. Luồng đỏ cần chuẩn bị gì?
Bố trí kiểm hóa (máy soi/khui hàng), nhân sự – phương tiện mở container, hồ sơ đầy đủ để rút ngắn thời gian.

5. Có thể nộp thuế sau không?
Tùy loại hình & chính sách ân hạn. Khuyến nghị nộp điện tử 24/7 để hệ thống ghi nhận ngay, tránh trễ tiến độ.

Kết Luận

Đăng ký tờ khai hải quan là “điểm chạm” quyết định tốc độ & chi phí thông quan. Chuẩn bị hồ sơ kỹ, chọn đúng loại hình, nhập liệu chuẩn – ký số và theo dõi phân luồng sát sao sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro – tăng hiệu quả.
Cần “one-stop” từ tư vấn HS, chứng từ, truyền tờ khai đến kiểm hóa & nhận hàng? PTN Logistics sẵn sàng đồng hành.

Thông Tin Liên Hệ PTN Logistics

Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

>>Xem thêm:

https://ptnlogistics.blogspot.com/2025/09/tuyen-duong-giao-thong-bien-huyet-mach-viet-nam.html

https://sites.google.com/view/ptn-logistics/blogs/tuyen-duong-giao-thong-bien-huyet-mach

https://creators.spotify.com/pod/profile/ptn-logistics/episodes/Tuyn-ng-Giao-Thng-Bin-Huyt-Mch--Mch-Mu-Ca-Logistics-Vit-Nam-e38eb77

Nhận xét

Đăng nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế PTN Logistics: Tốc Độ – An Toàn – Hiệu Quả

Hình ảnh
Khám phá dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế chuyên nghiệp của PTN Logistics – tốc độ vượt trội, an toàn tuyệt đối, tối ưu chi phí và hỗ trợ vận chuyển hàng hóa toàn cầu. Giới Thiệu Về Dịch Vụ Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế Trong bối cảnh hội nhập toàn cầu, chuyển phát nhanh quốc tế không chỉ là vận chuyển hàng hóa nhanh chóng mà còn là giải pháp logistics toàn diện. Tại PTN Logistics, chúng tôi kết hợp tốc độ , độ an toàn , và tính chuyên nghiệp để mang đến dịch vụ đáng tin cậy, đáp ứng cả nhu cầu cá nhân lẫn doanh nghiệp. Dù bạn muốn gửi quà tặng cho người thân ở châu Âu, vận chuyển hàng mẫu đến Mỹ, hay giao gấp lô hàng cho đối tác tại Nhật, PTN Logistics sẽ đảm bảo hàng đến đúng hẹn, nguyên vẹn và tiết kiệm nhất. Thông tin bổ sung:  Chuyển phát nhanh quốc tế Nguồn bài viết:  https://ptnlogistics.com/dich-vu/chuyen-phat-nhanh-quoc-te/ Đặc Điểm Nổi Bật Của Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế PTN Logistics 1. Tốc Độ Tối Ưu Ưu tiên các tuyến bay thẳng, lịch trình tối giản. Quy trình xử l...
Đọc thêm

Khám Phá Giải Pháp Dịch Vụ Vận Tải Toàn Diện Cùng PTN Logistics

Hình ảnh
PTN Logistics cung cấp dịch vụ vận tải chuyên nghiệp, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng, đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển hàng hóa trong nước và quốc tế. Giới Thiệu Về Dịch Vụ Vận Tải Trong bối cảnh thương mại toàn cầu bùng nổ, dịch vụ vận tải không chỉ đơn thuần là khâu di chuyển hàng hóa mà còn là “mạch máu” của nền kinh tế, đảm bảo chuỗi cung ứng hoạt động liên tục và hiệu quả. Với hơn 15 năm kinh nghiệm, PTN Logistics đã trở thành đối tác tin cậy của hàng nghìn doanh nghiệp, cung cấp giải pháp vận chuyển toàn diện, kết nối thị trường trong nước với quốc tế. Vai Trò Chiến Lược Của Dịch Vụ Vận Tải Trong Kinh Tế 1. Mạch Máu Của Chuỗi Cung Ứng Dịch vụ vận tải đảm bảo hàng hóa được luân chuyển liên tục từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng, tránh tình trạng tồn đọng và gián đoạn. 2. Đòn Bẩy Phát Triển Thương Mại Nhờ hệ thống vận tải hiệu quả, doanh nghiệp dễ dàng mở rộng thị trường, tăng doanh thu và nâng cao lợi thế cạnh tranh. 3. Tối Ưu Chi Phí – Nâng Cao Hi...
Đọc thêm

Dịch Vụ Vận Tải Hàng Không Quốc Tế Cho Doanh Nghiệp Xuất Khẩu – PTN Logistics

Hình ảnh
PTN Logistics – Hơn 15 năm kinh nghiệm vận tải hàng không quốc tế, giúp doanh nghiệp xuất khẩu giao hàng nhanh, an toàn và tiết kiệm chi phí. Giới Thiệu Về Dịch Vụ Vận Tải Hàng Không Từ PTN Logistics Trong bối cảnh toàn cầu hóa, tốc độ giao hàng quyết định sự thành công của doanh nghiệp xuất khẩu. Dịch vụ vận tải hàng không quốc tế của PTN Logistics chính là giải pháp tối ưu để đưa sản phẩm vươn xa toàn cầu. Với hơn 15 năm kinh nghiệm , đội ngũ chuyên gia logistics giàu chuyên môn và công nghệ hiện đại, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp giao hàng nhanh, an toàn và tiết kiệm chi phí . Thông tin bổ sung:  Vận tải hàng không Nguồn bài viết:  https://ptnlogistics.com/dich-vu/dich-vu-van-tai/van-tai-hang-khong/ Tại Sao Vận Tải Hàng Không Là Lựa Chọn Hàng Đầu Cho Xuất Khẩu? Lợi Thế Vượt Trội Của Vận Tải Hàng Không Tốc độ tối đa: Rút ngắn thời gian giao hàng chỉ còn vài giờ đến vài ngày. An toàn & ổn định: Đảm bảo hàng hóa giá trị cao, dễ vỡ hoặc dễ hỏng được bảo ...
Đọc thêm