Quy Trình Vận Tải Đường Biển: 14 Bước Cốt Lõi Từ A–Z (Hướng Dẫn Cho Doanh Nghiệp XNK)

Trong thương mại quốc tế, vận tải đường biển là “huyết mạch” của chuỗi cung ứng. Am hiểu quy trình giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch, tối ưu chi phí, giảm rủi ro và giao hàng đúng hẹn. Bài viết này hệ thống hóa 14 bước cốt lõi của quy trình vận tải đường biển, từ chuẩn bị chứng từ, xử lý tại cảng xuất, theo dõi trên biển cho đến thủ tục tại cảng nhập khẩu. Đồng hành cùng PTN Logistics để biến hành trình phức tạp thành lộ trình rõ ràng, hiệu quả.

Tầm quan trọng của quy trình vận tải đường biển

  • Chủ động kế hoạch và nguồn lực.
  • Dự toán chi phí chính xác (cước biển, local charges, phụ phí, thuế/phí).
  • Giảm rủi ro pháp lý (chứng từ, khai báo hải quan, đóng gói).
  • Kiểm soát toàn diện lô hàng, phản ứng kịp thời khi có biến động.
  • Nâng cao uy tín nhờ giao hàng đúng hẹn, hạn chế DEM/DET và phí lưu bãi.

Các bên liên quan chính

  • Shipper (Người gửi) – Consignee (Người nhận)
  • Freight Forwarder (FWD)/Đại lý logistics
  • Hãng tàu/Đại lý hãng tàu
  • Cơ quan Hải quan và cơ quan chuyên ngành (nếu có)
  • Cảng biển/Depot/Kho bãi, Đội xe nội địa, Bảo hiểm, Ngân hàng (trường hợp LC)

Vai trò của PTN Logistics

PTN Logistics đóng vai trò đầu mối điều phối giữa doanh nghiệp và các mắt xích: tư vấn Incoterms, báo giá – lịch tàu, chuẩn hóa chứng từ, khai hải quan, xử lý SI/VGM/B/L, tracking, A/N – D/O – thông quan – giao hàng tận nơi (door-to-door). Mục tiêu: đơn giản hóa quy trình, tối ưu chi phí, giảm rủi ro.

Thông tin bổ sung: quy trình vận tải đường biển

Nguồn bài viết: https://ptnlogistics.com/quy-trinh-van-tai-duong-bien/

Giai đoạn 1 – Pre-Shipment (Bước 1–4)

Bước 1: Đàm phán & ký hợp đồng (Sales Contract)
Chốt điều kiện Incoterms 2020, mô tả hàng, quy cách, giá, lịch giao, trách nhiệm – chi phí – rủi ro của mỗi bên.

Bước 2: Liên hệ FWD, lấy báo giá cước biển
Nhận Ocean Freight Quotation + local charges + lịch tàu; so sánh tuyến, thời gian vận chuyển (T/T), quá cảng (transshipment), độ tin cậy lịch trình.

Bước 3: Chuẩn bị hàng & đóng gói (Packing)
Kiểm đếm, phân loại; đóng gói đạt chuẩn đường biển, chống ẩm/chằng buộc; tối ưu kích thước/khối lượng; lập Packing List khớp thực tế.

Bước 4: Chuẩn bị chứng từ
Bộ chuẩn: Commercial Invoice, Packing List, Hợp đồng, giấy tờ chuyên ngành (nếu có: MSDS, kiểm định, giấy phép), C/O. Thống nhất thông tin để khai hải quan và lập SI/B/L.

Giai đoạn 2 – Cảng xuất (Bước 5–9)

Bước 5: Đặt chỗ với hãng tàu (Booking Confirmation)
FWD giữ chỗ theo lịch yêu cầu; Booking Confirmation thể hiện số booking, tàu/chuyến, POL–POD, ETD–ETA.

Bước 6: Đóng hàng vào container & vận chuyển ra cảng (Stuffing & Trucking)
Nhận lệnh cấp vỏ, đóng hàng tại kho/bãi đúng kỹ thuật, niêm phong kẹp chì; điều xe đầu kéo hạ container vào bãi theo chỉ định.

Bước 7: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Khai hải quan điện tử → phân luồng (xanh/vàng/đỏ) → kiểm hóa (nếu có) → thông quan. Điều kiện để xếp container lên tàu.

Bước 8: Nộp SI & VGM đúng hạn

  • SI (Shipping Instruction): dữ liệu lập B/L (shipper/consignee/notify, marks & numbers, mô tả hàng, POL/POD…).
  • VGM (Verified Gross Mass): tổng khối lượng container đã đóng theo chuẩn SOLAS.

Bước 9: Nhận vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L)
Sau khi tàu chạy, hãng tàu/FWD phát hành B/L (OBL, Seaway Bill, Telex Release). B/L là biên lai nhận hàng + bằng chứng hợp đồng vận tải + chứng từ sở hữu.

Giai đoạn 3 – Trên biển (Bước 10)

Bước 10: Theo dõi lịch trình (Tracking & Tracing)
Theo dõi bằng số B/L, số container, số booking trên hệ thống hãng tàu/FWD; nhận cảnh báo trễ tàu/đổi tuyến, điều chỉnh kế hoạch nhận hàng, thanh toán và kho bãi.

Giai đoạn 4 – Cảng nhập (Bước 11–14)

Bước 11: Arrival Notice (A/N)
Đại lý hãng tàu gửi thông báo hàng đến trước ETA vài ngày: chi tiết lô hàng, lịch cập cảng, các khoản phí đầu nhập.

Bước 12: Lấy Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O)
Nộp B/L hợp lệ (OBL/Telex Release) + thanh toán phí đầu nhập để nhận D/O – “giấy thông hành” lấy hàng ra khỏi cảng.

Bước 13: Làm thủ tục hải quan nhập khẩu
Khai tờ khai nhập, nộp thuế NK/GTGT/TTĐB (nếu có), kiểm tra chuyên ngành (nếu thuộc diện). Thông quan là điều kiện nhận hàng.

Bước 14: Vận chuyển nội địa – giao hàng về kho (Inland Trucking)
Xuất trình D/O, hoàn tất thủ tục tại cảng, điều xe nhận container/hàng lẻ (FCL/LCL) giao tận kho (door delivery). Kết thúc hành trình.

Checklist nhanh trước khi hàng ra cảng

  • Hợp đồng & Incoterms rõ ràng.
  • Quotation & lịch tàu đã chốt (ETD/ETA, cut-off).
  • Hàng đóng gói đạt chuẩn, nhãn/marks đầy đủ.
  • Invoice/PL/giấy tờ chuyên ngành/C/O (nếu cần).
  • Kế hoạch khai hải quan, lịch gate-in.
  • Deadline nộp SI & VGM.
  • Phương án nhận B/L (OBL/Seaway/Telex).
  • Bố trí xe nội địa, dự toán local charges và thời gian lấy hàng.

Sai lầm thường gặp & cách khắc phục

  1. Sai/thiếu chứng từ → Rà soát chéo Invoice–PL–Hợp đồng; dùng checklist theo lô.
  2. Trễ cut-off SI/VGM → Cài nhắc lịch; phân rõ trách nhiệm shipper–FWD–kho.
  3. Khai HS/thuế chưa chuẩn → Tham vấn trước với FWD/đại lý hải quan; chuẩn bị tài liệu kỹ thuật/xuất xứ.
  4. Nhầm hình thức B/L → Thống nhất từ đầu (OBL/Seaway/Telex) theo phương thức thanh toán & đối tác.
  5. Không theo dõi hành trình → Kích hoạt tracking B/L/container; xử lý sớm khi chuyển cảng/trễ tàu.
  6. Không dự trù DEM/DET & local charges → Lấy bảng phí minh bạch; lên kế hoạch lấy hàng sớm, tối ưu free-time.

Mẹo tối ưu chi phí & thời gian

  • So sánh tuyến trực tiếp vs transshipment (thời gian – chi phí – rủi ro).
  • Ưu tiên Seaway/Telex Release để rút ngắn thời gian nhận hàng khi phù hợp.
  • Đóng gói đúng chuẩn, tối ưu CBM/khối lượng, giảm hư hỏng/phụ phí.
  • Thanh toán thuế/lệ phí qua cổng 24/7 để không trễ thông quan.
  • Lập timeline cut-off (SI/VGM/gate-in/ETD) và phân quyền rõ ràng.
  • Chọn FWD có mạng lưới mạnh tại cảng nhập để xử lý nhanh A/N – D/O – customs.

Tại sao chọn PTN Logistics

  • Giải pháp trọn gói: báo giá – booking – khai hải quan – SI/VGM – B/L – tracking – A/N – D/O – thông quan – giao tận nơi.
  • Đội ngũ dày dạn: am hiểu Incoterms, HS, chuyên ngành; xử lý tình huống phát sinh.
  • Minh bạch chi phí: phân tích cước/phụ phí, giảm DEM/DET, tối ưu lịch lấy hàng.
  • Dịch vụ 1-1: theo sát từng lô hàng, cập nhật mốc quan trọng qua email/Zalo.

Liên hệ PTN Logistics

Cần đối tác đi cùng từ A–Z cho lô hàng đường biển của bạn?
PTN Logistics – Dịch vụ vận tải biển & hải quan trọn gói, tối ưu chi phí – đúng tiến độ – cập nhật liên tục.
Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Khám phá ngay dịch vụ vận tải trọn gói của PTN Logistics để tối ưu chi phí và hiệu quả vận chuyển.

>>Xem thêm:

https://ptnlogistics.blogspot.com/2025/09/le-phi-to-khai-hai-quan-ptn.html

https://sites.google.com/view/ptn-logistics/blogs/le-phi-to-khai-hai-quan

https://creators.spotify.com/pod/profile/ptn-logistics/episodes/L-Ph-T-Khai-Hi-Quan--Hiu-ng--Lm-ng--Tit-Kim-Chi-Ph-e38kqe9

Nhận xét

Đăng nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

In Mã Vạch Hải Quan: Hướng Dẫn Chi Tiết, Quy Trình & Cách Xử Lý Lỗ

Hình ảnh
In mã vạch hải quan là gì, vì sao quan trọng, cách lấy và in mã vạch trên PUS1 & ECUS5, xử lý lỗi thường gặp, checklist thao tác nhanh — hướng dẫn đầy đủ từ PTN Logistics. Giới Thiệu In mã vạch hải quan là bước bắt buộc để lô hàng được phép ra/vào khu vực giám sát tại cảng, sân bay. Bài viết này giúp bạn hiểu đúng khái niệm, nắm quy trình chuẩn và biết cách xử lý sự cố thực tế, từ đó rút ngắn thời gian, tránh chi phí chờ đợi. Mã Vạch Hải Quan Là Gì? Vì Sao Quan Trọng? Khái niệm: Mã vạch hải quan (mã vạch tờ khai) là mã định danh duy nhất sinh tự động từ hệ thống VNACCS/VCIS sau khi tờ khai đủ điều kiện giám sát. Tài liệu in ra thường có tên “Danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát” . Vai trò: Doanh nghiệp: căn cứ pháp lý xuất trình tại cổng, chứng minh lô hàng đủ điều kiện. Hải quan: nền tảng giám sát tự động , giảm giấy tờ, tăng tốc xử lý. Cảng/đơn vị vận tải: cơ sở cho phép phương tiện ra/vào nhận/trả container an toàn, đúng quy trình. Kết luận:  In...
Đọc thêm

Ưu – Nhược Điểm Vận Tải Đường Bộ: Phân Tích Chi Phí, Rủi Ro & Giải Pháp Tối Ưu Cùng PTN Logistics

Hình ảnh
Tìm hiểu đầy đủ ưu – nhược điểm của vận tải đường bộ: tính linh hoạt door-to-door, tối ưu chặng đầu – chặng cuối, chi phí, rủi ro và giải pháp khắc phục. PTN Logistics tư vấn chiến lược vận chuyển thông minh cho mọi doanh nghiệp. Giới thiệu Vận tải đường bộ không chỉ là “chở hàng bằng xe tải” — đó là bài toán tối ưu về tuyến đường, thời gian, chi phí và rủi ro. Trong chuỗi cung ứng hiện đại, đường bộ là mắt xích huyết mạch kết nối phương thức khác (biển/không/sắt), thực hiện gom hàng từ kho → cảng/sân bay và giao hàng từ cảng/sân bay → kho phân phối . PTN Logistics đồng hành cùng doanh nghiệp phân tích ưu – nhược điểm và đưa ra giải pháp vận chuyển thông minh . Vận tải đường bộ trong logistics là gì? Là hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng xe tải/xe container , được đơn vị logistics chuyên nghiệp quản trị trọn gói (điều độ – thủ tục – bảo hiểm – tracking). Hiểu đúng bản chất giúp bạn xây dựng phương án vận chuyển tối ưu theo từng lô hàng. Thông tin bổ sung:   Ưu nhược điểm của...
Đọc thêm

Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế PTN Logistics: Tốc Độ – An Toàn – Hiệu Quả

Hình ảnh
Khám phá dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế chuyên nghiệp của PTN Logistics – tốc độ vượt trội, an toàn tuyệt đối, tối ưu chi phí và hỗ trợ vận chuyển hàng hóa toàn cầu. Giới Thiệu Về Dịch Vụ Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế Trong bối cảnh hội nhập toàn cầu, chuyển phát nhanh quốc tế không chỉ là vận chuyển hàng hóa nhanh chóng mà còn là giải pháp logistics toàn diện. Tại PTN Logistics, chúng tôi kết hợp tốc độ , độ an toàn , và tính chuyên nghiệp để mang đến dịch vụ đáng tin cậy, đáp ứng cả nhu cầu cá nhân lẫn doanh nghiệp. Dù bạn muốn gửi quà tặng cho người thân ở châu Âu, vận chuyển hàng mẫu đến Mỹ, hay giao gấp lô hàng cho đối tác tại Nhật, PTN Logistics sẽ đảm bảo hàng đến đúng hẹn, nguyên vẹn và tiết kiệm nhất. Thông tin bổ sung:  Chuyển phát nhanh quốc tế Nguồn bài viết:  https://ptnlogistics.com/dich-vu/chuyen-phat-nhanh-quoc-te/ Đặc Điểm Nổi Bật Của Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế PTN Logistics 1. Tốc Độ Tối Ưu Ưu tiên các tuyến bay thẳng, lịch trình tối giản. Quy trình xử l...
Đọc thêm