Notify Party là gì? Cách khai báo đúng để tránh chậm trễ & phát sinh chi phí

Notify Party là gì? Hướng dẫn cách khai báo Notify Party trên Bill of Lading, phân biệt với Consignee/Shipper, các lỗi thường gặp và mẹo tối ưu để tránh phát sinh DEM/DET. PTN Logistics giải thích chi tiết.

Giới thiệu: Vì sao Notify Party quyết định tiến độ thông quan?

Trong giao nhận quốc tế, Notify Party là “điểm nối” thông tin giữa hãng tàu và các bên tại cảng đích. Khai báo sai hoặc bỏ trống mục này trên Bill of Lading (B/L) có thể khiến Arrival Notice (Thông báo hàng đến) không tới đúng người, làm chậm lấy lệnh giao hàng (D/O), kéo theo lưu bãi, lưu cont (DEM/DET) và đứt gãy kế hoạch giao hàng. Hiểu Notify Party là gì và cách khai báo chuẩn là bước căn bản để giữ chuỗi cung ứng thông suốt.

Notify Party là gì? (Bên nhận thông báo hàng đến)

Notify Party là bên được hãng tàu/đại lý tại cảng đến gửi “Arrival Notice” khi tàu sắp cập. Thông báo này gồm: tên tàu – số chuyến, ETA, chi tiết lô hàng, chỉ dẫn lấy D/O, các local charges cần thanh toán…
Mục tiêu: đảm bảo bên nhận thông báo chủ động chuẩn bị hồ sơ, làm thủ tục hải quan và nhận hàng đúng hạn.

Tóm gọn: Notify Party = bên nhận thông tin (không nhất thiết là chủ sở hữu lô hàng).

Thông tin bổ sung: Notify Party là gì

Nguồn bài viết: https://ptnlogistics.com/notify-party-la-gi/

Tại sao Notify Party quan trọng?

  • Giữ mạch thông tin: Arrival Notice tới đúng người → kịp thời chuẩn bị tờ khai, giấy phép chuyên ngành (nếu có).

  • Giảm chi phí phát sinh: Tránh trễ hạn → hạn chế DEM/DET, phí lưu kho bãi, phí sửa vận đơn.

  • Đảm bảo tiến độ giao hàng: Lấy D/O đúng thời điểm để giao nội địa, giữ cam kết với khách hàng.

  • Tăng tính chuyên nghiệp: Điền đúng ngay từ Shipping Instruction (SI) thể hiện năng lực kiểm soát chứng từ.

Phân biệt Notify Party – Consignee – Shipper

  • Consignee (Người nhận hàng): Bên có quyền nhận/định đoạt lô hàng sau khi hoàn tất nghĩa vụ thanh toán/chứng từ. Bắt buộc có trên B/L.

  • Notify Party (Bên nhận thông báo): Bên nhận Arrival Notice, không có quyền sở hữu lô hàng. Có thể trùng với Consignee hoặc là bên thứ ba (forwarder/broker/ngân hàng).

  • Shipper (Người gửi hàng): Bên xuất khẩu, chịu trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác (bao gồm Notify Party) khi nộp SI cho hãng tàu.

Mẹo nhớ nhanh: Consignee = nhận hàng; Notify Party = nhận thông tin; Shipper = người khai báo ban đầu.

Ai thường được ghi là Notify Party?

  1. Chính Consignee

  • Phù hợp khi Consignee có đội XNK nội bộ mạnh, chủ động mọi thủ tục.

  • Rủi ro: nếu bận/thiếu kinh nghiệm, có thể bỏ lỡ thông báo.

  1. Freight Forwarder (khuyến nghị phổ biến)

  • Forwarder thay mặt Consignee theo dõi tàu, nhận Arrival Notice, chuẩn bị chứng từ, lấy D/O và phối hợp hải quan.

  • Giảm rủi ro chậm trễ, tối ưu dòng việc.

  1. Customs Broker (môi giới hải quan)

  • Dùng khi nhà nhập khẩu thuê broker chuyên trách khai báo hải quan.

  • Thông tin đến đúng “đầu mối thủ tục” → thông quan nhanh.

  1. Ngân hàng (trường hợp L/C đặc thù)

  • Với B/L theo lệnh (to order), ngân hàng có thể là Notify Party để kiểm soát chứng từ tới khi buyer hoàn tất nghĩa vụ thanh toán.

Cách điền thông tin Notify Party chuẩn (đủ & đúng)

Thông tin tối thiểu nên có trên B/L:

  • Tên pháp lý đầy đủ (Company name)

  • Địa chỉ (số, đường, quận, thành phố, quốc gia)

  • Số điện thoại (đầu số quốc tế)

  • Email đang hoạt động (hộp thư theo dõi thường xuyên)

  • Người liên hệ trực tiếp (nếu có)

  • Mã số thuế/ID (nếu cảng đến yêu cầu)

Best practice: Dùng email nhóm (vd: ops@…, import@…) để không phụ thuộc một cá nhân; xác nhận lại chính tả, số điện thoại, tránh bounce mail.

5 lỗi thường gặp khi khai Notify Party & cách khắc phục

  1. Bỏ trống Notify Party

  • Hậu quả: Arrival Notice không tới đúng nơi → chậm D/O, phát sinh DEM/DET.

  • Khắc phục: Luôn chỉ định forwarder/broker hoặc consignee rõ ràng.

  1. Thông tin mơ hồ/thiếu chi tiết

  • Ví dụ chỉ ghi tên công ty, thiếu địa chỉ/số điện thoại/email.

  • Khắc phục: Tuân thủ đầy đủ trường thông tin; kiểm tra định dạng email.

  1. Ghi “Same as Consignee” nhưng Consignee không xử lý thủ tục

  • Hậu quả: Notice không tới đội chịu trách nhiệm thực tế.

  • Khắc phục: Nếu forwarder/broker làm thủ tục, ghi họ là Notify Party.

  1. Sai chính tả/nhầm lẫn tên pháp nhân

  • Dễ gây nhầm lẫn khi đối chiếu chứng từ → tốn phí sửa B/L.

  • Khắc phục: Soi SI ↔ draft B/L ↔ final B/L trước khi phát hành.

  1. Thay đổi Notify Party muộn

  • Sửa B/L sát ngày tàu đến có thể trễ Notice và phát sinh phí amendment.

  • Khắc phục: Chốt Notify Party từ lúc đặt chỗ/điền SI.

Quy trình thông tin Arrival Notice (chuẩn 4 bước)

  1. Shipper nộp SI (bao gồm Notify Party) → hãng tàu phát draft B/L.

  2. Xác nhận draft → hãng tàu phát hành B/L.

  3. Tàu sắp cập, đại lý POD gửi Arrival Notice đến Notify Party.

  4. Notify Party phối hợp cùng Consignee/forwarder/broker: nhận D/O → khai hải quan → giao nhận hàng.

Lưu ý theo Incoterms:

  • Với FOB/CFR/CIF, Consignee bên mua thường chỉ định forwarder/broker làm Notify Party.

  • Với EXW/FCA, hai bên cần thống nhất rõ đầu mối nhận Notice để không bỏ lỡ thông tin.

Checklist nhanh trước khi phát hành B/L

  • Đã chỉ định Notify Party phù hợp (consignee/forwarder/broker/ngân hàng)?

  • Thông tin đủ & đúng (tên pháp lý, địa chỉ, phone, email)?

  • Email là hộp thư theo dõi thường xuyên (ưu tiên email nhóm)?

  • Consignee – Notify Party – Shipper khớp với hợp đồng & thực tế xử lý?

  • Đã soi draft B/L và phản hồi sửa trước cut-off?

Ví dụ thực tế (minh họa ngắn)

  • HCM → Singapore (short-sea): Ghi forwarder là Notify Party → Arrival Notice tới đúng “đầu mối xử lý” → lấy D/O trong ngày, không phát sinh DEM/DET.

  • Hải Phòng → Los Angeles (L/C): Notify Party là ngân hàng phát hành; sau khi buyer hoàn tất thanh toán, ngân hàng ký hậu B/L → chuyển quyền nhận hàng đúng quy trình.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1) Notify Party có bắt buộc trên mọi B/L?
Về pháp lý có thể không bắt buộc, nhưng rất nên điền để đảm bảo Arrival Notice tới đúng người, tránh chậm trễ.

2) Notify Party có phải là người nhận hàng không?
Không bắt buộc. Có thể là consignee, forwarder, broker hoặc ngân hàng tùy thỏa thuận.

3) Có thể đổi Notify Party sau khi phát hành B/L?
Có, nhưng có thể phát sinh phí amendment và rủi ro trễ notice. Tốt nhất chốt ngay từ SI.

4) Nếu ghi thiếu email/phone thì sao?
Arrival Notice có thể không tới hoặc bị chậm → dễ phát sinh DEM/DET.

5) Với Sea Waybill, có còn cần Notify Party?
Nên có. Dù không cần B/L gốc, Arrival Notice vẫn phải tới đúng “đầu mối” để lấy D/O và làm hải quan.

Kết luận: Điền đúng Notify Party để giữ chuỗi cung ứng thông suốt

Notify Party không chỉ là một ô trên vận đơn. Đó là mắt xích thông tin quyết định tiến độ D/O – thông quan – giao hàng. Chỉ định đúng người, đủ thông tin, đối chiếu SI–B/L kỹ lưỡng và phối hợp chặt giữa shipper–consignee–forwarder/broker sẽ giúp doanh nghiệp tránh phí phát sinh, giữ tiến độ và tối ưu chi phí.

Liên hệ PTN Logistics

PTN Logistics hỗ trợ bạn:

  • Rà soát SI – draft B/L – final B/L để giảm lỗi chứng từ.

  • Tư vấn chọn Notify Party phù hợp theo tuyến, Incoterms, phương thức thanh toán.

  • Xử lý D/O – thông quan – giao door-to-door nhanh, tối ưu chi phí.

Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

>>Xem thêm:

https://ptnlogistics.blogspot.com/2025/10/ccc-la-gi-ptn.html

https://sites.google.com/view/ptn-logistics/blogs/ccc-la-gi

https://creators.spotify.com/pod/profile/ptn-logistics/episodes/CCC-L-G--Chng-Nhn-Bt-Buc-Khi-Xut-Khu-Vo-Trung-Quc-e39gjrp

Nhận xét

Đăng nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

In Mã Vạch Hải Quan: Hướng Dẫn Chi Tiết, Quy Trình & Cách Xử Lý Lỗ

Hình ảnh
In mã vạch hải quan là gì, vì sao quan trọng, cách lấy và in mã vạch trên PUS1 & ECUS5, xử lý lỗi thường gặp, checklist thao tác nhanh — hướng dẫn đầy đủ từ PTN Logistics. Giới Thiệu In mã vạch hải quan là bước bắt buộc để lô hàng được phép ra/vào khu vực giám sát tại cảng, sân bay. Bài viết này giúp bạn hiểu đúng khái niệm, nắm quy trình chuẩn và biết cách xử lý sự cố thực tế, từ đó rút ngắn thời gian, tránh chi phí chờ đợi. Mã Vạch Hải Quan Là Gì? Vì Sao Quan Trọng? Khái niệm: Mã vạch hải quan (mã vạch tờ khai) là mã định danh duy nhất sinh tự động từ hệ thống VNACCS/VCIS sau khi tờ khai đủ điều kiện giám sát. Tài liệu in ra thường có tên “Danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát” . Vai trò: Doanh nghiệp: căn cứ pháp lý xuất trình tại cổng, chứng minh lô hàng đủ điều kiện. Hải quan: nền tảng giám sát tự động , giảm giấy tờ, tăng tốc xử lý. Cảng/đơn vị vận tải: cơ sở cho phép phương tiện ra/vào nhận/trả container an toàn, đúng quy trình. Kết luận:  In...
Đọc thêm

Ưu – Nhược Điểm Vận Tải Đường Bộ: Phân Tích Chi Phí, Rủi Ro & Giải Pháp Tối Ưu Cùng PTN Logistics

Hình ảnh
Tìm hiểu đầy đủ ưu – nhược điểm của vận tải đường bộ: tính linh hoạt door-to-door, tối ưu chặng đầu – chặng cuối, chi phí, rủi ro và giải pháp khắc phục. PTN Logistics tư vấn chiến lược vận chuyển thông minh cho mọi doanh nghiệp. Giới thiệu Vận tải đường bộ không chỉ là “chở hàng bằng xe tải” — đó là bài toán tối ưu về tuyến đường, thời gian, chi phí và rủi ro. Trong chuỗi cung ứng hiện đại, đường bộ là mắt xích huyết mạch kết nối phương thức khác (biển/không/sắt), thực hiện gom hàng từ kho → cảng/sân bay và giao hàng từ cảng/sân bay → kho phân phối . PTN Logistics đồng hành cùng doanh nghiệp phân tích ưu – nhược điểm và đưa ra giải pháp vận chuyển thông minh . Vận tải đường bộ trong logistics là gì? Là hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng xe tải/xe container , được đơn vị logistics chuyên nghiệp quản trị trọn gói (điều độ – thủ tục – bảo hiểm – tracking). Hiểu đúng bản chất giúp bạn xây dựng phương án vận chuyển tối ưu theo từng lô hàng. Thông tin bổ sung:   Ưu nhược điểm của...
Đọc thêm

Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế PTN Logistics: Tốc Độ – An Toàn – Hiệu Quả

Hình ảnh
Khám phá dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế chuyên nghiệp của PTN Logistics – tốc độ vượt trội, an toàn tuyệt đối, tối ưu chi phí và hỗ trợ vận chuyển hàng hóa toàn cầu. Giới Thiệu Về Dịch Vụ Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế Trong bối cảnh hội nhập toàn cầu, chuyển phát nhanh quốc tế không chỉ là vận chuyển hàng hóa nhanh chóng mà còn là giải pháp logistics toàn diện. Tại PTN Logistics, chúng tôi kết hợp tốc độ , độ an toàn , và tính chuyên nghiệp để mang đến dịch vụ đáng tin cậy, đáp ứng cả nhu cầu cá nhân lẫn doanh nghiệp. Dù bạn muốn gửi quà tặng cho người thân ở châu Âu, vận chuyển hàng mẫu đến Mỹ, hay giao gấp lô hàng cho đối tác tại Nhật, PTN Logistics sẽ đảm bảo hàng đến đúng hẹn, nguyên vẹn và tiết kiệm nhất. Thông tin bổ sung:  Chuyển phát nhanh quốc tế Nguồn bài viết:  https://ptnlogistics.com/dich-vu/chuyen-phat-nhanh-quoc-te/ Đặc Điểm Nổi Bật Của Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế PTN Logistics 1. Tốc Độ Tối Ưu Ưu tiên các tuyến bay thẳng, lịch trình tối giản. Quy trình xử l...
Đọc thêm