PO Là Gì? Cách Tạo Purchase Order Chuẩn Xác Để Tránh Tranh Chấp
PO là gì? Hướng dẫn tạo Purchase Order chuẩn, phân biệt với hợp đồng, vai trò trong XNK & logistics, rủi ro thường gặp và checklist tránh tranh chấp.
PO Là Gì Trong Thương Mại Quốc Tế?
PO (Purchase Order) – Đơn đặt hàng – là chứng từ do người mua (Buyer) phát hành gửi người bán (Seller) để xác nhận yêu cầu mua hàng hóa/dịch vụ. PO là lời đề nghị mua đầu tiên, đặt nền cho giao dịch, giúp minh bạch yêu cầu kỹ thuật – số lượng – giá và là cơ sở pháp lý khi phát sinh tranh chấp.
PO Khác Gì Hợp Đồng Mua Bán?
-
PO chưa phải hợp đồng ngay từ đầu; chỉ ràng buộc khi người bán chấp nhận (ký xác nhận/gửi Sales Order/bắt đầu thực hiện).
-
Từ thời điểm chấp nhận, PO có giá trị như hợp đồng để làm căn cứ thực hiện và giải quyết tranh chấp.
Thông tin bổ sung: PO là gì
Nguồn bài viết: https://ptnlogistics.com/po-la-gi/
Cấu Trúc Cơ Bản Của Một PO Chuẩn
1) Thông Tin Bắt Buộc
-
Thông tin Buyer/Seller: tên pháp lý, địa chỉ, MST/VAT, thông tin liên hệ.
-
Số PO (PO No.) & ngày phát hành để theo dõi – truy xuất.
-
Mô tả hàng hóa: mã hàng (SKU/Part No.), tên, quy cách/kỹ thuật.
-
Số lượng – đơn giá – tổng tiền (ghi rõ tiền tệ).
-
Điều kiện giao hàng Incoterms 2020 (FOB/CIF/FCA/DDP…), địa điểm giao.
-
Điều kiện giao nhận (đóng gói, nhãn mác, tiêu chuẩn kiểm định nếu có).
2) Điều Khoản Bổ Sung (Khuyến Nghị Nên Có)
-
Điều khoản thanh toán (T/T, L/C, DP/DA): đặt cọc, thời hạn, phí ngân hàng.
-
ETD/ETA dự kiến hoặc lead time và điều khoản phạt trễ hạn.
-
Bảo hành – đổi trả – khiếu nại: phạm vi, thời hạn, quy trình.
-
Điều khoản chất lượng: tiêu chuẩn áp dụng, quyền kiểm định của bên mua.
-
Force majeure, luật áp dụng & cơ chế giải quyết tranh chấp (tòa án/trọng tài).
Vai Trò Của PO Trong XNK & Logistics
1) Nguồn Dữ Liệu Gốc Cho Bộ Chứng Từ
Thông tin từ PO được dùng để lập Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Packing List, Hợp đồng, thậm chí soi chiếu với C/O, COA, SDS khi cần. PO sai → cả chuỗi chứng từ sai → nguy cơ chậm thông quan.
2) Căn Cứ Kiểm Tra Khi Giao Nhận
Khi hàng đến, kho/cảng đối chiếu số lượng – quy cách – chất lượng theo PO. PO là bằng chứng pháp lý nếu phát sinh lệch thiếu/thừa, hư hỏng.
3) Ảnh Hưởng Tới Tiến Độ Logistics & Thanh Toán
-
Sai chỉ tiêu/Incoterms → đặt chỗ (booking) bị trì hoãn, phát sinh đổi chứng từ.
-
Không khớp tên hàng/giá trị → rủi ro thanh toán, đặc biệt với L/C.
Hậu Quả Thường Gặp Khi PO Sai (Và Cách Né)
-
Chậm logistics: lệch mã hàng/quy cách → hãng tàu/hãng bay yêu cầu sửa → trễ ETD/ETA.
→ Khắc phục: khóa master data SKU, bắt buộc review 2 lớp trước khi phát hành. -
Vướng hải quan: PO không khớp Invoice/PL → giữ hàng, phát sinh DEM/DET.
→ Khắc phục: dùng template PO chuẩn, bắt buộc soát đối chiếu trước booking. -
Tranh chấp giá – thanh toán: điều khoản thanh toán mơ hồ → ngân hàng/L/C từ chối.
→ Khắc phục: ghi rõ payment terms, chứng từ yêu cầu (COA, C/O, chứng thư kiểm định…).
PO Trong Chuỗi Cung Ứng Toàn Cầu (SCM)
Kết Nối Các Bên
Một số PO duy nhất là “ngôn ngữ chung” kết nối nhà cung cấp – forwarder – ngân hàng – đại lý hải quan, đảm bảo đồng bộ thông tin suốt vòng đời đơn hàng.
Tích Hợp ERP/SCM
PO là đầu vào để quản trị tồn kho, kế hoạch sản xuất, công nợ. Tích hợp PO giúp giảm nhập tay, hạn chế sai sót, tăng minh bạch & truy xuất.
Checklist Tạo PO Chuẩn (Copy–Paste Dùng Luôn)
-
□ PO No./Ngày phát hành/Người phụ trách
-
□ Buyer/Seller đầy đủ pháp lý + liên hệ
-
□ SKU/Tên/Quy cách rõ ràng (đính kèm spec/ảnh nếu cần)
-
□ Qty/Unit Price/Total + Currency
-
□ Incoterms 2020 + Place (ví dụ: FOB Hai Phong, CIF Los Angeles)
-
□ Bao bì/nhãn mác/tiêu chuẩn chất lượng
-
□ ETD/ETA/Lead time + điều khoản phạt trễ
-
□ Payment terms (T/T/L/C…) + chứng từ kèm theo (C/O, COA, SDS…)
-
□ Bảo hành – đổi trả – khiếu nại
-
□ Luật áp dụng/Tranh chấp (tòa án/trọng tài)
Mẫu Khung Nội Dung PO (Rút Gọn)
-
PO No.: …………… / Date: ……………
-
Buyer: …………………………………………
-
Seller: …………………………………………
-
Items: (SKU – Tên – Mô tả – Quy cách – Qty – Unit – Unit Price – Total)
-
Subtotal / Freight / Insurance / Grand Total (Currency): …
-
Incoterms 2020 & Place: … (FOB/CIF/FCA/DDP…)
-
Packaging/Labeling/Quality Spec: …
-
ETD/ETA/Lead time: …
-
Payment Terms: … (T/T …% deposit …; L/C at sight …)
-
Documents Required: Invoice, PL, C/O, COA, SDS…
-
Warranty/Claims: …
-
Governing Law/Dispute Resolution: …
5 Lỗi Phổ Biến Khi Lập PO
-
Không ghi địa điểm Incoterms (ví dụ chỉ ghi “FOB” mà không ghi cảng)
-
SKU/Spec mơ hồ (thiếu model, kích cỡ, chất liệu)
-
Không ràng buộc thời hạn giao và penalty
-
Điều khoản thanh toán chung chung, không khớp hợp đồng/L/C
-
Thiếu tài liệu bắt buộc (COA/C/O/SDS…) theo ngành hàng/điều kiện giao dịch
FAQ Nhanh
PO có thể thay thế hợp đồng không?
Có thể ràng buộc khi người bán chấp nhận và các điều khoản đủ chi tiết; tuy nhiên, với giao dịch phức tạp nên có hợp đồng kèm theo.
PO cần những thông tin tối thiểu nào?
Buyer/Seller, PO No./Date, SKU – quy cách, Qty – Unit Price – Total, Incoterms + place, payment terms, ETD/ETA cơ bản.
PO ảnh hưởng gì đến thủ tục hải quan?
PO là nguồn để lập Invoice/PL. Không khớp giữa PO – Invoice – PL dễ gây nghi ngờ/giữ hàng.
Khi thanh toán L/C, PO cần lưu ý gì?
Đảm bảo mô tả hàng – số lượng – điều kiện trong PO trùng khớp với điều khoản L/C để tránh discrepancy.
Nhận Mẫu PO Chuẩn & Soát Lỗi Nhanh
Cần template PO theo chuẩn Incoterms 2020 và soát lỗi đối chiếu với Invoice/PL/L/C? PTN Logistics hỗ trợ miễn phí bản nháp & checklist thực thi.
Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com
Kết Luận
PO không chỉ là “tờ đơn đặt hàng” – đó là xương sống điều phối thông tin trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Một Purchase Order rõ – đúng – đủ sẽ:
-
Giảm rủi ro chứng từ & tranh chấp,
-
Rút ngắn thời gian logistics & thông quan,
-
Bảo vệ dòng tiền và uy tín của doanh nghiệp.
Hãy chuẩn hóa quy trình lập PO ngay từ đầu và để PTN Logistics đồng hành, giúp bạn tự tin bứt tốc trong mọi giao dịch quốc tế.
>>Xem thêm:
https://ptnlogistics.blogspot.com/2025/10/coa-la-gi-ptn.html
Nhận xét
Đăng nhận xét