Gửi Hàng Mẫu Đi Nước Ngoài: Quy Trình 5 Bước, Hồ Sơ Hải Quan & Chi Phí Trọn Gói

Tổng hợp thủ tục khi gửi hàng mẫu đi nước ngoài: hình thức vận chuyển, quy trình 5 bước, yêu cầu hồ sơ – hải quan và cách tối ưu chi phí. PTN Logistics hỗ trợ door-to-door, báo giá minh bạch, tracking 24/7.

Giới Thiệu Về Gửi Hàng Mẫu Đi Nước Ngoài

Trong thương mại quốc tế, gửi hàng mẫu đi nước ngoài là bước khởi đầu chiến lược để thẩm định chất lượng, tạo niềm tin và chốt đơn hàng lớn. Tuy nhiên, nếu xem nhẹ thủ tục hay đóng gói, lô hàng có thể bị kiểm tra kéo dài, phát sinh phí hoặc bị từ chối nhập. Bài viết này giúp bạn nắm rõ hình thức vận chuyển, quy trình 5 bước, hồ sơ – hải quan, cùng giải pháp tối ưu chi phí với PTN Logistics.

Hàng Mẫu Là Gì? Vai Trò Trong Xuất Nhập Khẩu

Định nghĩa: Hàng mẫu (sample) là sản phẩm đại diện cho lô hàng lớn, gửi để đối tác kiểm tra chất lượng/ thông số trước khi đặt hàng. Phần lớn là phi thương mại (không bán), cần ghi rõ “SAMPLES – NO COMMERCIAL VALUE – VALUE FOR CUSTOMS PURPOSE ONLY” trên chứng từ.

Vai trò chính:

  • Thẩm định chất lượng, thông số kỹ thuật trước đơn hàng số lượng lớn

  • Phục vụ kiểm định (lab test), xin giấy phép nhập khẩu hoặc xúc tiến R&D

  • Tạo dựng uy tín, tăng tỷ lệ chốt đơn/ ký hợp đồng

Thông tin bổ sung: gửi hàng mẫu đi nước ngoài

Nguồn bài viết: https://ptnlogistics.com/gui-hang-mau-di-nuoc-ngoai/

Rủi Ro Khi Gửi Hàng Mẫu Không Đúng Cách

  • Khai báo sai mục đích/ trị giá: Dễ bị áp thuế cao, giữ hàng, yêu cầu bổ sung hồ sơ

  • Đóng gói kém: Rò rỉ, vỡ hỏng (đặc biệt hàng lỏng/ thực phẩm) → ảnh hưởng an toàn bay

  • Thiếu chứng từ chuyên ngành: Hóa chất/ y tế/ thực phẩm… thiếu giấy phép, MSDS, kiểm dịch → nguy cơ bị từ chối nhập

  • Mô tả hàng mơ hồ: Gây nghi ngờ, tăng tỷ lệ kiểm tra thực tế (inspection)

Những Hình Thức Vận Chuyển Hàng Mẫu Phổ Biến

Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế (Air Express)

Phù hợp lô <100 kg, cần gấp (hội chợ, thầu, demo). Thời gian 3–7 ngày, door-to-door, tracking 24/7. Cước tính theo trọng lượng thực (AW) hoặc trọng lượng thể tích (VW) – lấy giá trị lớn hơn.

Đường Biển (Sea – LCL/FCL)

Tối ưu chi phí cho mẫu cồng kềnh, khối lượng lớn. Thời gian 15–45 ngày tùy tuyến. Tính phí theo CBM. Thích hợp khi tiến độ không quá gấp.

Chọn Phương Án Nào?

  • Cần nhanh/ số lượng ít: Air Express

  • Cồng kềnh/ ngân sách tối ưu: Sea LCL/FCL

  • Kết hợp: Gửi gấp một phần bằng Air, phần còn lại đi Sea để cân bằng chi phí – tốc độ

Thủ Tục Khi Gửi Hàng Mẫu: Hồ Sơ & Hải Quan

Kiểm Tra Chính Sách Mặt Hàng

  • Hàng thông thường (may mặc, gia dụng…) thường không cần giấy phép đặc biệt

  • Hàng quản lý chuyên ngành (hóa chất, y tế, nông – thực phẩm, khoáng sản…) có thể cần giấy phép/ chứng nhận kèm theo, dù là hàng mẫu

Hồ Sơ Xuất Khẩu (Đầu Việt Nam)

  • Tờ khai hải quan phi thương mại (ví dụ H21/B13 tùy trường hợp)

  • Commercial Invoice (CI): ghi rõ “SAMPLES – NO COMMERCIAL VALUE – VALUE FOR CUSTOMS PURPOSE ONLY”, khai giá trị tượng trưng

  • Packing List (PL), HS code chính xác để xác định chính sách mặt hàng

  • Chứng từ chuyên ngành (nếu có): MSDS (hóa chất), kiểm dịch Phytosanitary/ Health Certificate (nông – thực phẩm), giấy phép liên quan

Yêu Cầu Đóng Gói – Nhãn Mác – An Toàn

  • Đóng gói theo chuẩn quốc tế: chống sốc/ chống rò rỉ, dán shipping mark rõ ràng

  • Hàng lỏng/ bột: tuân thủ quy định IATA (nếu đi Air)

  • Thực phẩm: nguyên seal, nhãn mác đủ tên – thành phần – NSX/HSD – nhà sản xuất

  • Mô tả hàng trên chứng từ cụ thể – nhất quán với bao bì/ nhãn mác

Quy Trình 5 Bước Gửi Hàng Mẫu Tại PTN Logistics

Bước 1: Liên Hệ – Nhận Tư Vấn & Báo Giá Sơ Bộ

Cung cấp loại hàng, kích thước – trọng lượng, địa chỉ nhận. PTN phân tích rủi ro, yêu cầu hồ sơ, đề xuất Air/Sea tối ưu chi phí – tiến độ.

Bước 2: Lấy Hàng Tận Nơi (Pickup)

Đối chiếu số lượng – tình trạng, kiểm tra sơ bộ đóng gói. Chủ động sắp xếp lịch door-to-door linh hoạt.

Bước 3: Đóng Gói, Dán Nhãn & Hoàn Tất Hồ Sơ

Đóng gói theo chuẩn bay/ biển; dán label/ shipping mark; PTN chuẩn bị & khai tờ khai phi thương mại, soát HS code, đính kèm MSDS/ kiểm dịch nếu cần.

Bước 4: Vận Chuyển & Cấp Mã Tracking Theo Thời Gian Thực

Sau thông quan, cập nhật mã vận đơn (tracking) ngay; theo dõi 24/7, chủ động báo ETD/ETA, xử lý phát sinh.

Bước 5: Giao Hàng & Xác Nhận POD

Đại lý đầu nhập làm thủ tục hải quan, giao tận nơi. Hoàn tất khi có POD (Proof of Delivery) và phản hồi người nhận.

Cước Phí & Chi Phí Cần Biết Khi Gửi Hàng Mẫu

Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Giá

  • AW/VW/CBM của kiện hàng

  • Tuyến vận chuyển & thời điểm (cao điểm giá tăng)

  • Loại hàng: thường/ nguy hiểm/ cần kiểm soát nhiệt độ

  • Hình thức: Air (nhanh – chi phí cao) / Sea (tiết kiệm – chậm hơn)

Các Khoản Chi Phí Phổ Biến

  • Cước vận chuyển chính (Air/Sea)

  • Phụ phí: nhiên liệu (FSC/BAF), an ninh (SSC), handling, phí tờ khai

  • Chuyên ngành: DG fee (hàng nguy hiểm), phí kiểm dịch/ chứng nhận

  • Đầu nhập: storage/ phí phạt nếu khai sai, yêu cầu bổ sung hồ sơ

Cách Tối Ưu Chi Phí

  • Tối ưu kích thước – thể tích (giảm VW/CBM) bằng đóng gói chuẩn

  • Chọn dịch vụ phù hợp với mục tiêu thời gian – ngân sách (Air/Sea/Hybrid)

  • Chuẩn bị hồ sơ đúng – đủ để tránh phí lưu kho/ kiểm tra kéo dài

  • Nhờ PTN so sánh đa hãng để tối ưu báo giá all-in

Vì Sao Chọn PTN Logistics Cho Hàng Mẫu Quốc Tế

  • Kinh nghiệm xử lý hàng mẫu phức tạp: hóa chất (MSDS), nông – thực phẩm (kiểm dịch), linh kiện/ máy móc cồng kềnh

  • Tư vấn thủ tục – HS code – hồ sơ chuyên ngành chuẩn ngay từ đầu

  • Báo giá trọn gói minh bạch (all-in): không phụ phí ẩn, tối ưu theo thời điểm

  • Door-to-Door & Tracking 24/7: chủ động cập nhật ETD/ETA, xử lý phát sinh 2 đầu

  • Linh hoạt Air/Sea/Hybrid: cân bằng tốc độ – chi phí theo đúng mục tiêu dự án

Kết Luận

Gửi hàng mẫu đi nước ngoài chỉ hiệu quả khi bạn đúng quy định – đúng hồ sơ – đúng cách đóng gói. Đồng hành cùng PTN Logistics, doanh nghiệp sẽ sở hữu quy trình mạch lạc, chi phí minh bạch và tỷ lệ thông quan cao, rút ngắn thời gian “từ mẫu thử đến đơn hàng thật”.

Liên Hệ PTN Logistics
Hotline/Zalo: 1900 2197 – 0935 333 999
Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Bấm gọi để được tư vấn miễn phí, nhận báo giá all-in và checklist hồ sơ phù hợp ngành hàng của bạn.

>>Xem thêm:

https://ptnlogistics.blogspot.com/2025/11/gui-nem-kymdan-di-my-ptn-logistics.html

https://sites.google.com/view/ptn-logistics/blogs/gui-nem-kymdan-di-my

https://creators.spotify.com/pod/profile/ptn-logistics/episodes/Gi-Nm-Kymdan-i-M-Ri-Ro--Quy-Trnh-5-Bc--Cch-Ti-u-Chi-Ph--PTN-Logistics-e3afnlc

Nhận xét

Đăng nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

In Mã Vạch Hải Quan: Hướng Dẫn Chi Tiết, Quy Trình & Cách Xử Lý Lỗ

Hình ảnh
In mã vạch hải quan là gì, vì sao quan trọng, cách lấy và in mã vạch trên PUS1 & ECUS5, xử lý lỗi thường gặp, checklist thao tác nhanh — hướng dẫn đầy đủ từ PTN Logistics. Giới Thiệu In mã vạch hải quan là bước bắt buộc để lô hàng được phép ra/vào khu vực giám sát tại cảng, sân bay. Bài viết này giúp bạn hiểu đúng khái niệm, nắm quy trình chuẩn và biết cách xử lý sự cố thực tế, từ đó rút ngắn thời gian, tránh chi phí chờ đợi. Mã Vạch Hải Quan Là Gì? Vì Sao Quan Trọng? Khái niệm: Mã vạch hải quan (mã vạch tờ khai) là mã định danh duy nhất sinh tự động từ hệ thống VNACCS/VCIS sau khi tờ khai đủ điều kiện giám sát. Tài liệu in ra thường có tên “Danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát” . Vai trò: Doanh nghiệp: căn cứ pháp lý xuất trình tại cổng, chứng minh lô hàng đủ điều kiện. Hải quan: nền tảng giám sát tự động , giảm giấy tờ, tăng tốc xử lý. Cảng/đơn vị vận tải: cơ sở cho phép phương tiện ra/vào nhận/trả container an toàn, đúng quy trình. Kết luận:  In...
Đọc thêm

Ưu – Nhược Điểm Vận Tải Đường Bộ: Phân Tích Chi Phí, Rủi Ro & Giải Pháp Tối Ưu Cùng PTN Logistics

Hình ảnh
Tìm hiểu đầy đủ ưu – nhược điểm của vận tải đường bộ: tính linh hoạt door-to-door, tối ưu chặng đầu – chặng cuối, chi phí, rủi ro và giải pháp khắc phục. PTN Logistics tư vấn chiến lược vận chuyển thông minh cho mọi doanh nghiệp. Giới thiệu Vận tải đường bộ không chỉ là “chở hàng bằng xe tải” — đó là bài toán tối ưu về tuyến đường, thời gian, chi phí và rủi ro. Trong chuỗi cung ứng hiện đại, đường bộ là mắt xích huyết mạch kết nối phương thức khác (biển/không/sắt), thực hiện gom hàng từ kho → cảng/sân bay và giao hàng từ cảng/sân bay → kho phân phối . PTN Logistics đồng hành cùng doanh nghiệp phân tích ưu – nhược điểm và đưa ra giải pháp vận chuyển thông minh . Vận tải đường bộ trong logistics là gì? Là hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng xe tải/xe container , được đơn vị logistics chuyên nghiệp quản trị trọn gói (điều độ – thủ tục – bảo hiểm – tracking). Hiểu đúng bản chất giúp bạn xây dựng phương án vận chuyển tối ưu theo từng lô hàng. Thông tin bổ sung:   Ưu nhược điểm của...
Đọc thêm

Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế PTN Logistics: Tốc Độ – An Toàn – Hiệu Quả

Hình ảnh
Khám phá dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế chuyên nghiệp của PTN Logistics – tốc độ vượt trội, an toàn tuyệt đối, tối ưu chi phí và hỗ trợ vận chuyển hàng hóa toàn cầu. Giới Thiệu Về Dịch Vụ Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế Trong bối cảnh hội nhập toàn cầu, chuyển phát nhanh quốc tế không chỉ là vận chuyển hàng hóa nhanh chóng mà còn là giải pháp logistics toàn diện. Tại PTN Logistics, chúng tôi kết hợp tốc độ , độ an toàn , và tính chuyên nghiệp để mang đến dịch vụ đáng tin cậy, đáp ứng cả nhu cầu cá nhân lẫn doanh nghiệp. Dù bạn muốn gửi quà tặng cho người thân ở châu Âu, vận chuyển hàng mẫu đến Mỹ, hay giao gấp lô hàng cho đối tác tại Nhật, PTN Logistics sẽ đảm bảo hàng đến đúng hẹn, nguyên vẹn và tiết kiệm nhất. Thông tin bổ sung:  Chuyển phát nhanh quốc tế Nguồn bài viết:  https://ptnlogistics.com/dich-vu/chuyen-phat-nhanh-quoc-te/ Đặc Điểm Nổi Bật Của Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế PTN Logistics 1. Tốc Độ Tối Ưu Ưu tiên các tuyến bay thẳng, lịch trình tối giản. Quy trình xử l...
Đọc thêm