Thủ Tục Gửi Hàng Bằng Máy Bay Quốc Tế: Hướng Dẫn CHUẨN A–Z

Hiểu rõ thủ tục gửi hàng bằng máy bay quốc tế để vận chuyển thành công và tránh rủi ro. Bài viết hướng dẫn chi tiết 4 khâu: chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan, thông quan tại kho hàng không (TCS/SCSC), yêu cầu hàng đặc thù (đông lạnh, nông sản kiểm dịch) và các bước nhận hàng tại đầu nhập. Đồng hành cùng PTN Logistics để tối ưu chi phí – đúng tiến độ.

Giới thiệu

Vận chuyển quốc tế bằng đường hàng không nổi bật ở tốc độ và tính đúng giờ, nhưng đi kèm là hệ thống quy định rất chặt chẽ. Bài viết này cung cấp lộ trình chi tiết thủ tục gửi hàng bằng máy bay, kèm checklist, lỗi thường gặp và tips tối ưu. Ngoài hàng thông thường, bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn hàng đông lạnh, nông sản cần kiểm dịch, cùng các bước nhận hàng tại đầu nhập khẩu.

Thông tin bổ sung: quy trình vận tải đường biển

Nguồn bài viết: https://ptnlogistics.com/quy-trinh-van-tai-duong-bien/

Tổng quan: 4 khâu cốt lõi của thủ tục gửi hàng bằng máy bay

  1. Chuẩn bị chứng từ
  2. Khai báo hải quan (VNACCS/VCIS)
  3. Thông quan tại kho hàng không (TCS, SCSC…)
  4. Xử lý yêu cầu đặc thù & nhận hàng tại đầu nhập

Nắm vững từng khâu giúp tối ưu chi phí, giảm rủi ro pháp lý, và đảm bảo đúng lịch bay.

Khâu 1: Chứng từ & Khai báo hải quan – Nền tảng của toàn bộ quy trình

1. Bộ chứng từ xuất khẩu hàng không (cốt lõi)

Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại): Xác định trị giá giao dịch.
Packing List (Phiếu đóng gói): Quy cách – số kiện – khối lượng – kích thước.
Air Waybill – AWB (Vận đơn hàng không):
  • Master AWB (MAWB): Do hãng bay phát hành.
  • House AWB (HAWB): Do forwarder phát hành khi gom hàng.

Lưu ý: Sai sót nhỏ (tên hàng, trọng lượng, Incoterms, người gửi/nhận) đều có thể làm đình trệ thủ tục.

2. Khai báo hải quan điện tử (VNACCS/VCIS)

  • Sử dụng chữ ký số để truyền tờ khai.
  • Trọng tâm: mã HS chính xác, trị giá hải quan, thuế suất, chính sách mặt hàng.
  • Lỗi thường gặp: sai HS/thuế → phạt hành chính, kéo dài thời gian.

Giải pháp PTN Logistics: Khai thuê hải quan trọn gói – rà soát HS, trị giá, chính sách; giảm rủi ro và tăng khả năng luồng Xanh.

Khâu 2: Thông quan tại kho hàng không (TCS/SCSC) – Khâu then chốt trước khi lên máy bay

Quy trình chuẩn tại kho (tóm tắt 4 bước)

Bước 1 – Giao hàng vào kho & lấy phiếu cân:
Đưa hàng đến kho chỉ định theo booking; cân đo, nhận phiếu cân/biên bản giao nhận.

Bước 2 – Nộp hồ sơ hải quan bản cứng:
Dựa trên tờ khai đã truyền, nộp bộ hồ sơ (tờ khai in, Invoice, Packing List, giấy tờ chuyên ngành nếu có) tại chi cục hải quan cửa khẩu sân bay.

Bước 3 – Kiểm tra của hải quan theo phân luồng:

  • Luồng Xanh: Miễn kiểm tra chi tiết.
  • Luồng Vàng: Kiểm tra hồ sơ.
  • Luồng Đỏ: Kiểm hóa thực tế hàng (mở kiện/soi chiếu) → có thể phát sinh thời gian & chi phí.

Bước 4 – Thanh lý tờ khai & bàn giao cho kho:
Tờ khai hợp lệ → thanh lý → kho sắp xếp đưa hàng lên máy bay theo lịch.

Khi tờ khai bị phân luồng

  • Vàng: Chuẩn bị bộ chứng từ gốc đầy đủ, logic, khớp dữ liệu.
  • Đỏ: Sẵn sàng cho kiểm hóa; đảm bảo đóng gói thuận tiện mở/đóng lại, tránh hư hỏng.

Giải pháp PTN Logistics: Đại diện làm việc với hải quan tại kho, xử lý phát sinh, rút ngắn thời gian thông quan.

Khâu 3: Hàng đặc thù – Đông lạnh, nông sản kiểm dịch & nguy hiểm (DG)

A) Hàng đông lạnh (thực phẩm, dược phẩm…)

  • Đóng gói giữ nhiệt/đá khô/gel pack đúng tiêu chuẩn; chống rò rỉ tuyệt đối.
  • Giấy tờ chuyên ngành (ví dụ: Health Certificate, giấy an toàn vệ sinh thực phẩm…) theo yêu cầu nước nhập.
  • Lưu ý: Hãng bay có quy định riêng về bao bì, nhãn cảnh báo, nhiệt độ.

B) Nông sản cần kiểm dịch thực vật (Phytosanitary)

  • Xin Phytosanitary Certificate tại cơ quan kiểm dịch thực vật có thẩm quyền.
  • Đảm bảo sạch dịch hại, đóng gói – vệ sinh – xử lý theo hướng dẫn của thị trường nhập khẩu.
  • Thiếu giấy kiểm dịch có thể bị từ chối nhập ngay cửa khẩu.

C) Hàng nguy hiểm (DG – IATA DGR)

  • Xác định UN number, class, packing group; chuẩn bao bì & nhãn mác theo IATA DGR.
  • Chỉ vận chuyển với hãng bay tiếp nhận DG và đáp ứng điều kiện đóng gói/khai báo.

Giải pháp PTN Logistics: Tư vấn đóng gói, nhãn mác, xin phép chuyên ngành/kiểm dịch, xử lý DG theo chuẩn IATA.

Khâu 4: Thủ tục tại đầu nhập – Nhận hàng hợp pháp & nhanh chóng

1) Chuẩn bị nhận hàng

  • Theo dõi tracking AWB (mã vận đơn) để nắm ETA.
  • Nhận Arrival Notice (A/N) từ hãng bay/đại lý.
  • Chuẩn bị bộ chứng từ nhận hàng: AWB (Seaway/Original theo thỏa thuận), Invoice/PL, giấy phép/kiểm dịch (nếu có).

2) Thủ tục hải quan nhập khẩu hàng không

  • Khai và truyền tờ khai nhập → nộp thuế/phí theo quy định.
  • Nếu có kiểm tra chuyên ngành, sắp xếp kiểm tra sớm để không trễ lấy hàng.

3) Lấy Lệnh giao hàng – D/O

  • Sau khi hoàn tất nghĩa vụ tài chính & chứng từ hợp lệ, lấy D/O từ hãng bay/đại lý để làm thủ tục lấy hàng tại kho sân bay.

4) Nhận hàng & rút hàng khỏi kho

  • Xuất trình D/O & hồ sơ tại kho; kiểm tra tình trạng hàng; sắp xếp vận chuyển nội địa về kho người nhận.

Giải pháp PTN Logistics: Dịch vụ đầu nhập (customs brokerage, lấy D/O, kéo hàng ra khỏi kho, giao tận nơi).

Checklist nhanh (in ra & dùng ngay)

  • Booking & lịch bay đã chốt (cut-off nhận hàng, thời gian cân/soi chiếu).
  • Bộ chứng từ hoàn chỉnh: Invoice, Packing List, MAWB/HAWB, giấy tờ chuyên ngành (nếu có).
  • VNACCS: HS/thuế/phí chính xác; chữ ký số hoạt động ổn định.
  • Bao bì/đóng gói đạt chuẩn hàng không; nhãn cảnh báo (nếu cần).
  • Kế hoạch giao hàng vào kho (TCS/SCSC) & người liên hệ hiện trường.
  • Phương án xử lý luồng Vàng/Đỏ (chứng từ gốc, bố trí kiểm hóa).
  • Theo dõi tracking AWB; chuẩn bị nhận A/N tại đầu nhập.
  • Hồ sơ nhập khẩu, thuế/phí, lịch lấy D/O & xe nội địa.

Sai lầm thường gặp & cách khắc phục

  1. Sai HS/thuế → Tham vấn trước; lưu hồ sơ kỹ thuật, CO/giấy phép; rà soát mô tả hàng.
  2. Invoice/PL/AWB không khớp → Soát lỗi chính tả, số kiện/CBM/kg; thống nhất Incoterms.
  3. Trễ cut-off kho → Cài nhắc lịch, chốt khung giờ giao hàng; dự phòng kẹt xe/ùn tải.
  4. Đóng gói chưa đạt (rò rỉ, không chịu lực) → Áp chuẩn hàng không; test thùng; chằng buộc kỹ.
  5. Thiếu giấy kiểm dịch/giấy phép → Kiểm chính sách nước đến ngay khi chốt deal; nộp hồ sơ sớm.
  6. Không theo dõi tracking → Thiết lập cảnh báo ETA/ thay đổi chuyến; chủ động kế hoạch đầu nhập.

Tips tối ưu chi phí & thời gian

  • So sánh dịch vụ trực tiếp vs quá cảnh (thời gian – rủi ro – chi phí).
  • Gom hàng hợp lý để tối ưu chargeable weight (so sánh gross vs volumetric).
  • Chọn HAWB/MAWB phù hợp mô hình giao dịch & thanh toán.
  • Chủ động thanh toán lệ phí/thuế điện tử 24/7 để không trễ cửa kiểm hóa.
  • Với hàng nhạy nhiệt: dùng logger nhiệt độ, thỏa thuận SOP xử lý sự cố với kho & hãng bay.
  • Ở đầu nhập: đặt trước lịch thông quan & xe nội địa theo ETA để giảm phí lưu kho.

Tại sao chọn PTN Logistics

  • One-stop: Khai báo hải quan – giao nhận kho TCS/SCSC – xử lý MAWB/HAWB – kiểm dịch/giấy phép – đầu nhập – giao tận nơi.
  • Chuyên sâu hàng đặc thù: Đông lạnh, nông sản kiểm dịch, DG theo chuẩn IATA DGR.
  • Minh bạch – nhanh – đúng hẹn: Tối ưu lịch trình, giảm phát sinh, cập nhật mốc quan trọng theo thời gian thực.
  • Tư vấn 1–1: Thiết kế giải pháp theo ngành hàng & thị trường đích.

Liên hệ PTN Logistics (CTA)

Cần gửi hàng bằng máy bay nhanh – an toàn – đúng chuẩn? Hãy để PTN Logistics đồng hành từ chứng từ đến đầu nhập, tối ưu chi phí và thời gian.

  • Tổng đài PTN: 1900 2197 – 0935 333 999
  • Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Với PTN Logistics, thủ tục gửi hàng bằng máy bay trở nên rõ ràng – đơn giản – hiệu quả. Copy bài viết này lên Blogger và xuất bản ngay để khách hàng của bạn có được hướng dẫn đầy đủ nhất!

Nhận xét

Đăng nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

In Mã Vạch Hải Quan: Hướng Dẫn Chi Tiết, Quy Trình & Cách Xử Lý Lỗ

Hình ảnh
In mã vạch hải quan là gì, vì sao quan trọng, cách lấy và in mã vạch trên PUS1 & ECUS5, xử lý lỗi thường gặp, checklist thao tác nhanh — hướng dẫn đầy đủ từ PTN Logistics. Giới Thiệu In mã vạch hải quan là bước bắt buộc để lô hàng được phép ra/vào khu vực giám sát tại cảng, sân bay. Bài viết này giúp bạn hiểu đúng khái niệm, nắm quy trình chuẩn và biết cách xử lý sự cố thực tế, từ đó rút ngắn thời gian, tránh chi phí chờ đợi. Mã Vạch Hải Quan Là Gì? Vì Sao Quan Trọng? Khái niệm: Mã vạch hải quan (mã vạch tờ khai) là mã định danh duy nhất sinh tự động từ hệ thống VNACCS/VCIS sau khi tờ khai đủ điều kiện giám sát. Tài liệu in ra thường có tên “Danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát” . Vai trò: Doanh nghiệp: căn cứ pháp lý xuất trình tại cổng, chứng minh lô hàng đủ điều kiện. Hải quan: nền tảng giám sát tự động , giảm giấy tờ, tăng tốc xử lý. Cảng/đơn vị vận tải: cơ sở cho phép phương tiện ra/vào nhận/trả container an toàn, đúng quy trình. Kết luận:  In...
Đọc thêm

Ưu – Nhược Điểm Vận Tải Đường Bộ: Phân Tích Chi Phí, Rủi Ro & Giải Pháp Tối Ưu Cùng PTN Logistics

Hình ảnh
Tìm hiểu đầy đủ ưu – nhược điểm của vận tải đường bộ: tính linh hoạt door-to-door, tối ưu chặng đầu – chặng cuối, chi phí, rủi ro và giải pháp khắc phục. PTN Logistics tư vấn chiến lược vận chuyển thông minh cho mọi doanh nghiệp. Giới thiệu Vận tải đường bộ không chỉ là “chở hàng bằng xe tải” — đó là bài toán tối ưu về tuyến đường, thời gian, chi phí và rủi ro. Trong chuỗi cung ứng hiện đại, đường bộ là mắt xích huyết mạch kết nối phương thức khác (biển/không/sắt), thực hiện gom hàng từ kho → cảng/sân bay và giao hàng từ cảng/sân bay → kho phân phối . PTN Logistics đồng hành cùng doanh nghiệp phân tích ưu – nhược điểm và đưa ra giải pháp vận chuyển thông minh . Vận tải đường bộ trong logistics là gì? Là hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng xe tải/xe container , được đơn vị logistics chuyên nghiệp quản trị trọn gói (điều độ – thủ tục – bảo hiểm – tracking). Hiểu đúng bản chất giúp bạn xây dựng phương án vận chuyển tối ưu theo từng lô hàng. Thông tin bổ sung:   Ưu nhược điểm của...
Đọc thêm

Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế PTN Logistics: Tốc Độ – An Toàn – Hiệu Quả

Hình ảnh
Khám phá dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế chuyên nghiệp của PTN Logistics – tốc độ vượt trội, an toàn tuyệt đối, tối ưu chi phí và hỗ trợ vận chuyển hàng hóa toàn cầu. Giới Thiệu Về Dịch Vụ Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế Trong bối cảnh hội nhập toàn cầu, chuyển phát nhanh quốc tế không chỉ là vận chuyển hàng hóa nhanh chóng mà còn là giải pháp logistics toàn diện. Tại PTN Logistics, chúng tôi kết hợp tốc độ , độ an toàn , và tính chuyên nghiệp để mang đến dịch vụ đáng tin cậy, đáp ứng cả nhu cầu cá nhân lẫn doanh nghiệp. Dù bạn muốn gửi quà tặng cho người thân ở châu Âu, vận chuyển hàng mẫu đến Mỹ, hay giao gấp lô hàng cho đối tác tại Nhật, PTN Logistics sẽ đảm bảo hàng đến đúng hẹn, nguyên vẹn và tiết kiệm nhất. Thông tin bổ sung:  Chuyển phát nhanh quốc tế Nguồn bài viết:  https://ptnlogistics.com/dich-vu/chuyen-phat-nhanh-quoc-te/ Đặc Điểm Nổi Bật Của Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế PTN Logistics 1. Tốc Độ Tối Ưu Ưu tiên các tuyến bay thẳng, lịch trình tối giản. Quy trình xử l...
Đọc thêm